Comment dynamiser les réunions de son réseau d’affaires ?
À intervalle régulier, vous organisez les rencontres de votre club d’entreprises. Pour conserver l’intérêt de vos membres et en attirer d’autres, vous devez créer une dynamique, séance après séance. Si vous ne savez pas comment animer une réunion professionnelle, suivez le guide ! Formé à la conduite de réunion, Éric Barraque, membre du club Objectif Réseau Sud Landes, vous dévoile les 3 étapes à ne pas négliger pour dynamiser vos prochaines rencontres.
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Bien se préparer pour animer une réunion professionnelle
Utiliser la méthode TOP
En tant que responsable de club d’affaires, vous organisez des rendez-vous réguliers entre vos membres. Ces rassemblements conviviaux peuvent toutefois vite perdre de leur intérêt si vous n’y insufflez pas une certaine dynamique. Or, cette dynamique ne s’improvise pas : elle se réfléchit en amont.
Pour préparer efficacement une réunion, Éric Barraque, membre du club Objectif Réseau Sud Landes conseille la méthode TOP. « C’est l’acronyme pour Thème, Objectif et Plan », explique-t-il.
Avant d’envoyer les invitations, assurez-vous que votre réunion a bien un :
- Thème = un sujet. « Chaque ambassadeur ou ambassadrice doit faire preuve de créativité en fonction des orientations décidées par le conseil d’administration, des spécificités du territoire ou de la spécialisation de son groupe, par exemple. »
- Objectif = un but clairement défini. « Cela peut être de créer du lien, de ramener plus de contacts pour étoffer le groupe, d’informer sur un projet… »
- Plan = une liste des différents points à aborder. « Le plan doit également préciser le timing de chaque partie pour éviter que la réunion ne déborde. »
La méthode TOP revient à « définir un ordre du jour » qu’il convient d’adresser à l’ensemble des participants et des participantes, en même temps que l’invitation.
Penser à l’aspect matériel
Pour organiser une réunion efficace, vous devez également anticiper toute la logistique :
- choisir un lieu de rendez-vous adapté (taille, localisation) ;
- déterminer si vous allez utiliser des supports et lesquels ;
- vous assurer que le matériel fonctionne correctement avant le début de la rencontre (micro, connexion internet, rétroprojecteur…) ;
- prévoir une éventuelle collation
Se préparer physiquement
Enfin, pour bien animer une réunion professionnelle, préparez-vous à la mise en situation. « C’est beaucoup mieux d’arriver en forme grâce à une bonne hygiène de vie, souligne Éric Barraque. Et pour se sentir à l’aise au moment d’intervenir, on peut chauffer sa voix, faire des exercices de respiration et apprendre à se positionner, les pieds bien ancrés dans le sol, pour libérer l’attention vers le groupe. »
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Optimiser le déroulé de sa réunion de travail
Respecter le programme
Les membres de votre réseau d’affaires ont des agendas bien chargés. Faites donc en sorte de respecter l’ordre du jour, mais aussi les horaires que vous avez indiqués dans l’invitation.
Il n’est pas évident d’animer une réunion professionnelle tout en gardant l’œil sur sa montre, alors « faites-vous aider, suggère Éric Barraque. Nommez un gardien ou une gardienne du temps dans le groupe.
Cette personne vous dégagera de la surveillance du chronomètre et vous permettra de vous consacrer à alimenter la discussion. »
Assurer la convivialité des échanges
Les rencontres des réseaux professionnels se doivent d’être des moments conviviaux. Mais il n’est pas mauvais de le rappeler ! « Dans les premiers instants de la réunion, annoncez que tout le monde s’engage à faire preuve de bienveillance et de solidarité envers les autres. »
Pour autant, cela ne vous empêchera pas d’avoir à composer avec les différentes personnalités en présence. « Au sein d’un groupe, il y a plusieurs morphotypes : l’expert, le grincheux, le timide, le bavard… Pour animer une réunion professionnelle efficacement, il faut apprendre à les repérer et à les gérer. Car certaines personnes tenteront de prendre toute la place, alors que d’autres auront tendance à s’effacer. Or, votre rôle est de vous assurer que tout le monde participe et en tire un intérêt. »
Pour « créer du liant entre les membres du réseau », Éric Barraque préconise d’avoir recours à des animations. World café, technique des Post-its, jeu du trombone, interventions thématiques… tout est bon pour renforcer la synergie entre les participantes et les participants.
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Animer une réunion professionnelle en assurant le suivi
Une fois la réunion achevée, votre mission n’est pas terminée ! Diffusez un compte-rendu des échanges à vos membres. Même à celles et ceux qui n’ont pas pu se libérer pour y assister. « D’ailleurs, pour les personnes qui brilleraient trop souvent par leur absence, un rappel régulier de la charte d’engagement ne fait pas de mal… ».
Assurer le suivi post-réunion, c’est aussi prévoir la suivante. « Envoyez un message pour fixer la date de la prochaine rencontre. » Pour renforcer les liens, vous pouvez également « donner envie de se retrouver pour un moment d’échange plus informel, comme un afterwork, par exemple ».
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Astuces bonus pour renforcer la participation
Pour éviter l’essoufflement, Éric Barraque conseille de diversifier les animations, mais aussi « les moments où vous vous retrouvez en conseil d’administration ». La nouveauté suscitera l’intérêt des membres.
Par ailleurs, il préconise de prévoir bien en avance, plutôt qu’au fil de l’eau, les réunions plus informelles du type afterworks. « Les entrepreneurs et entrepreneuses sont des personnes très occupées qui peuvent rarement se libérer au dernier moment. Diffuser un calendrier annuel où tous les événements sont prévus permet d’avoir une meilleure visibilité et de s’engager plus facilement. »
En bref
Conclusion : les 3 étapes pour animer une réunion professionnelle
Les réunions périodiques sont le socle des clubs d’entreprises. Mais lorsqu’elles deviennent trop répétitives, le risque est de perdre l’intérêt et la motivation des membres. Pour dynamiser ces rendez-vous réguliers, variez les thèmes d’intervention et offrez à chacun et à chacune l’espace nécessaire pour participer. Animer une réunion professionnelle ne s’improvise pas.
Cela demande :
- une préparation minutieuse en amont ;
- la mise en place de techniques et d’outils pour alimenter les échanges durant la rencontre ;
- un suivi à l’issue du rassemblement pour maintenir et renforcer les liens du groupe.
À propos d’Éric Barraque
Spécialiste de l’immobilier commercial, Éric Barraque est le créateur de l’agence Entre Pros Immo.
Il est le partenaire des entrepreneurs et des entrepreneuses pour la vente et location de fonds de commerce, d’entreprises et de locaux commerciaux sur le bassin de l’Adour, des stations de ski des Pyrénées jusqu’aux plages des Landes.
Ancien adhérent du Centre des jeunes dirigeants, il a été formé à la conduite de réunion et a à cœur de partager ses connaissances et outils avec d’autres responsables d’entreprises.
Le contacter :
Membre du club Objectif Réseau Sud Landes
- 06 12 62 73 52
- 40@reseau3c.com
- www.reseau3c.com/entre_pros_immo.htm
